3. El almacén
A. EXISTENCIAS: CONCEPTO Y TIPOS
Las existencias son todos aquellos materiales que una empresa tiene depositados en sus almacenes y que cumplen una serie de funciones específicas dentro de la gestión del aprovisionamiento. Las existencias también se denominan stock o inventarios; los dos términos se pueden considerar como sinónimos.
Existen diferentes tipos de existencias:
- Materias primas. Son aquellas que mediante la transformación o la elaboración se destinan a formar parte de los productos fabricados.
- Productos semielaborados. Son los productos elaborados por la empresa y normalmente no destinados a la venta hasta que no son objeto de otra elaboración, incorporación o transformación posterior.
- Productos acabados. Son aquellos productos fabricados por la empresa y destinados al consumo final o a la utilización que de ellos pueden hacer otras empresas.
- Mercaderías o existencias comerciales. Son los materiales comprados por la empresa y destinados a la posterior venta o comercialización, sin transformación.
- Otros aprovisionamientos. Son los elementos incorporables como el combustible, recambios, embalajes, envases y material de oficina.
- Subproductos (de carácter secundario o accesorio respecto de la fabricación principal), residuos (obtenidos al mismo tiempo que los productos, pueden ser utilizados, vendidos o inservibles) y materiales recuperables (se reutilizan después de la producción).
B. GESTIÓN DEL ALMACÉN
El almacén de la empresa es el centro donde se reciben los pedidos de los proveedores, se conservan y se gestionan los stocks. Sus funciones son las siguientes:
- Recibir los materiales procedentes del exterior, llevando un control cuantitativo y cualitativo de los mismos.
- Conocer el lugar de emplazamiento de cada artículo, de forma que se pueda acceder a cada uno de ellos de manera inmediata.
- Conservar los artículos en perfecto estado, utilizando los métodos de protección adecuados, mediante temperatura, envases y embalajes adecuados.
- Llevar un registro de las existencias en almacén que permita conocer el número de cada uno de los artículos almacenados, y comprobar periódicamente que las existencias recogidas en la ficha coinciden con las reales, mediante recuentos que se denominan inventarios.
- Entregar los artículos a los destinatarios cuando los soliciten.
C. VALORACIÓN DE LAS EXISTENCIAS
La dirección de la empresa debe conocer en todo momento el valor de los productos que tiene en los almacenes. Para hacerlo, existen unas normas establecidas por la legislación mercantil.
La normativa establece que las existencias se han de valorar, según su naturaleza, al precio de adquisición o al coste de producción. Si las existencias son productos comprados por la empresa al exterior, se valoran al precio de adquisición. Si, por el contrario, son productos fabricados internamente en la empresa, se valoran al coste de producción.
El precio de adquisición es el importe total de la compra, según la factura del proveedor y sin incluir el IVA deducible, más todos los gastos que haya generado la operación (transportes, seguros, impuestos no repercutibles,…).
El coste de producción es la suma del precio de adquisición de las materias primas y de los materiales consumidos en la fabricación, de los costes directos de la producción (mano de obra, energía,…) y de la parte proporcional de los costes indirectos (alquiler del local, gastos de administración,…) imputables a la producción.
C.1 Valoración de las salidas del almacén
Aunque se apliquen las normas del precio de adquisición o del coste de producción cuando se hace una valoración de existencias, no siempre es una tarea fácil; por ejemplo, cuando en el almacén entran los productos a precios de adquisición o costes de producción diferentes, ¿a qué precio se venden?
La normativa vigente propone dos criterios para valorar las existencias en estos casos: el PMP y el FIFO (aunque como norma general debe utilizarse el PMP).
- Criterio PMP (Precio Medio Ponderado). Consiste el calcular el valor medio de las existencias iniciales y de las entradas ponderadas según sus cantidades. Si p es el precio o valor y q la cantidad de existencias o de producto entrante, el PMP se calcula de la siguiente manera:
Las entradas se registran a su valor y las existencias y las salidas al PMP correspondiente.
- Criterio FIFO (acrónimo de su denominación en inglés Fisrt-in, Fisrt-out, “primera entrada, primera salida”). El valor de salida de los productos del almacén es el precio de las primeras unidades físicas que entraron. Las existencias se registran a su valor de entrada respetando el orden cronológico.
C.2 Ficha de control de las existencias
Para sistematizar y registrar los movimientos de las existencias se utiliza una ficha de almacén o ficha de control de existencias, documento que registra individualmente todos los productos que se tienen en existencias, su valoración y las entradas y las salidas que se producen ordenadas cronológicamente. Además, se reflejan otras informaciones que son características de los productos almacenados.
La información contenida en la ficha de control de existencias es la siguiente:
- Identificación del producto, la referencia o la codificación de uso interno y los proveedores que lo suministran (en el caso de que no se produzca internamente en la empresa).
- Las referencias a la gestión de inventarios: la existencia mínima y máxima que se debe observar, el punto de pedido, el stock de seguridad y el plazo de entrega del proveedor.
- El criterio de valoración utilizado: PMP o FIFO.
- La descripción y el registro cronológico de los movimientos de las existencias: entradas, salidas y existencias, así como la especificación del proveedor para las compras (entradas) y del cliente para las ventas (salidas).
Un ejemplo típico podría ser el siguiente:
C.3 Puesta en práctica de los criterios de valoración de existencias
Ejemplo: rellena una ficha de almacén según los criterios PMP y FIFO para determinar el valor total de las existencias de una empresa que ha registrado las siguientes operaciones en su almacén:
01-02 Existencias iniciales: 500 unidades a 750 €/u
10-02 Compra: 750 unidades a 770 €/u
15-02 Venta: 1.000 unidades
19-02 Compra: 800 unidades a 875 €/u
28-02 Venta: 975 unidades
Según el criterio del PMP:
Cómo se ha hecho:
01-02
En el primer registro lo único que hemos anotado son las existencias que en el momento de empezar la ficha hay en el almacén. Como hay 500 unidades a 750 €/u, el valor total se obtiene de multiplicar la cantidad de unidades por su precio, dando 375.000 €.
10-02
Se compran 750 unidades, lo que supone una entrada de esas unidades en el almacén que hay que registrar en la columna correspondiente “entradas”. El problema es que ahora tenemos unidades a dos precios distintos, la solución es calcular el precio medio ponderado de las mismas:
De manera que en la columna de existencias anotaremos la cantidad de unidades que ahora tenemos almacenadas 500u + 750u = 1.250 u a un precio de 762 €/u.
15-02
Venta de 1.000 unidades. Una venta siempre implica una salida de existencias en el almacén. Se venden al precio al que están valoradas, 762 €/u.
En el almacén quedarían unas existencias de 1.250u – 1.000u = 250u.
19-02
Compramos 800 unidades a un precio de 875 €/u, con lo que tendremos que calcular un nuevo precio medio ponderado:
28-02
Venta de 975 unidades, con lo que nos quedarán en el almacén 75 a un precio de 848,10 €.
Según el criterio del FIFO:
Cómo se ha hecho:
01-02
El registro de las existencias iniciales siempre se hace de la misma forma, no le afecta el criterio de valoración de existencias que utilicemos.
10-02
Se compran 750 unidades que anotamos en la columna de entradas. Sin embargo, al anotarlo también en la de existencias en el almacén, a diferencia del PMP dejamos anotadas primero las existencias que había, las más antiguas y, debajo, anotamos las nuevas.
15-02
Venta de 1.000 unidades. Aquí es donde tenemos que aplicar el criterio de primero en entrar primero en salir. De las 1.000 u que hemos vendido, las primeras en salir del almacén serán las 500 u a 750 €/u y, a continuación, otras 500 u a 770 €/u.
Vemos que en las existencias que quedan ya no hay unidades de las más antiguas, ya sólo nos quedan 250 u a 770 €/u.
19-02
Compramos 800 unidades a un precio de 875 €/u, con lo que además de registrarlo en la columna de entradas, en la de existencias dejaremos las que ya hay, 250 u a 770 €/u y debajo anotaremos las nuevas, 800 u a 875 €/u.
28-02
Venta de 975 unidades aplicando de nuevo que las primeras en entrar son las primeras en salir. Primero vendemos las 250 u a 770 €/u y luego completamos el pedido con 725 u a 875 €/u.
En existencias nos quedan sólo 75 u a 875 €/u.
Como podemos comprobar, el valor final de las existencias varía según el criterio de valoración que utilicemos.
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