1. INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD
La información económica es necesaria tanto para la administración de una gran empresa como para la de un individuo que lleva sus finanzas personales.
Todos tenemos en nuestra vida cotidiana la necesidad de controlar nuestros gastos e ingresos. Es importante saber cuáles son las necesidades a las que debemos hacer frente y de cuántos recursos disponemos para hacerlo. En el caso de una empresa, esta tarea puede ser muy compleja, debido a la multitud de operaciones que pueden ser registradas.
Lógicamente este registro no puede hacerse de cualquier forma, sino de una manera clara, ordenada y metódica para que el empresario, o cualquier otra persona, la pueda consultar sin problemas. Ésta es precisamente la función de la contabilidad.
La contabilidad es una ciencia que capta datos significativos vinculados con operaciones económicas, les asigna una valoración, los registra a través de un método científico y los presenta en unos informes, sujetos a unas normas, denominados estados contables. Esta información es muy útil para la toma de decisiones económicas.
A. LOS INSTRUMENTOS CONTABLES: LA CUENTA
Para describir los movimientos económicos que ocurren día a día en la empresa es preciso utilizar unos instrumentos adecuados y comunes a todas las empresas. Si cada empresa registrara estos hechos a su manera, resultaría imposible comparar situaciones de distintas empresas. Por ello, existen normas e instrumentos, entre los que destacan la cuenta, el libro diario y el libro mayor.
Como la actividad económica diaria de la empresa va cambiando el valor de su patrimonio, hemos de utilizar un instrumento que nos sirva para representar esos cambios en cada uno de los elementos patrimoniales. Este instrumento se llama “cuenta”, y se representa como una T, en la que la línea vertical separa dos partes, la parte de la izquierda se llama “debe” y la derecha “haber”. Por ejemplo, la cuenta bancos (que hace referencia al dinero que tiene la empresa ingresado en la cuenta corriente) se representa así:
Se utilizan tantas cuentas como elementos compongan el patrimonio de la empresa. En ellas, se anota el valor inicial de cada elemento patrimonial, así como sus variaciones posteriores.
La primera anotación de cada cuenta nos indica su valor inicial; por tanto, siempre que un nuevo elemento se incorpora al patrimonio de una empresa, procede abrir una cuenta y anotar en ella su valor. La regla es que los nacimientos de las cuentas de activo[1] se anotan en el debe, mientras que los de pasivo[2] se anotan en el haber. Por ejemplo, si abrimos una cuenta en el banco con un ingreso de 3.000 €, dado que se trata de una cuenta de activo, lo anotaremos en el debe. En cambio, si nuestros proveedores nos envían mercaderías a crédito por 10.000 €, al ser una cuenta de pasivo, lo anotaremos en el haber.
Una vez anotado el valor inicial de cada cuenta, procede anotar las variaciones de valor que experimentan como consecuencia de las operaciones que realiza la empresa. Para ello, se procede de la siguiente forma:
- Los aumentos de valor de los elementos de activo se anotan en el debe y las disminuciones se anotan en el haber.
- Los aumentos de valor de los elementos de pasivo y de neto[1] se anotan en el haber, y las disminuciones se anotan en el debe.
B. LA FASE DESCRIPTIVA DE LA CONTABILIDAD: LOS LIBROS CONTABLES
- El libro diario
Como su propio nombre indica, en este libro se van anotando las distintas operaciones a medida que se producen; se trata, por tanto, de un libro que recoge la historia económica de la empresa de forma cronológica. En cada ejercicio económico, nos va contando la historia de la empresa día a día, desde la primera operación hasta la última de ese periodo. Para este relato se emplea una metodología que consiste en describir cada hecho económico mediante unas anotaciones especiales que reciben el nombre de “asientos contables”, basados en el principio de la partida doble.
Según este principio, en cualquier hecho económico siempre encontramos dos vertientes o aspectos. En el ejemplo anterior (ingreso de dinero en el banco), sólo tuvimos en cuenta el aumento de nuestra cuenta bancaria; pero esa misma operación ha afectado a otro elemento patrimonial[1], ya que ese dinero ha salido de la caja, cuyo montante ha disminuido.
Por tanto, cada hecho económico debe ser interpretado contablemente, para que pueda ser registrado. En los asientos contables, se identifican los elementos a los que afecta el hecho económico y se registran sus variaciones (aumentos o disminuciones), de tal forma que pueden ser trasladados después a sus cuentas respectivas en el libro mayor.
- El libro mayor
En él se registran las cuentas de todos los elementos patrimoniales. Cada hoja abierta del libro representa una cuenta distinta: la página de la izquierda es el debe y la de la derecha el haber. El registro contable de las distintas operaciones se hace primero en el libro diario y después se trasladan al libro mayor, en las cuentas correspondientes a los elementos afectados por aumentos o disminuciones.
C. LA FASE DE SÍNTESIS: LOS ESTADOS CONTABLES
La técnica contable no se limita a la descripción de las operaciones realizadas, sino que además permite resumir toda esa información y trasladarla a documentos de síntesis (estados contables), entre los que destacan el balance de situación y la cuenta de resultados.
Estos documentos, que analizaremos en los siguientes apartados, resumen lo más relevante de toda la información obtenida, tanto de la composición cualitativa y cuantitativa del patrimonio, como los resultados del periodo.
Ejemplo: la técnica contable en la práctica
Siguiendo el ejemplo anterior, supongamos que hoy retiramos del banco 1.000 €. Al ser una disminución, debemos anotarla en el haber de la cuenta “Bancos c/c”. Si con ese dinero pagamos a nuestros proveedores, lo anotaremos en el debe de la cuenta “Proveedores”, pues es una disminución de la deuda.
El valor de un elemento cualquiera en un momento dado es igual a la diferencia entre el debe y el haber. Esta diferencia se llama saldo de la cuenta. En el ejemplo, comprobamos que:
Saldo de la cuenta Bancos c/c = 3.000 – 1.000 = 2.000 de saldo deudor, es decir, el banco nos debe 2.000 €.
Saldo de la cuenta proveedores = 10.000 – 1.000 = 9.000 de saldo acreedor, es decir, debemos a los proveedores 9.000 €.
Si retiramos 1.500 € de nuestra cuenta bancaria, ¿cuáles son los elementos afectados? ¿Cómo se registraría en las cuentas correspondientes?
[1] Elemento patrimonial = Son los distintos bienes, derechos y obligaciones que forman el patrimonio.
[1] Neto = Activo – Pasivo. Lo constituyen los recursos propios de la empresa.
[1] Activo: conjunto de bienes y derechos de una empresa.
[2] Pasivo: conjunto de obligaciones exigibles a la empresa o recursos ajenos.
aprendeconomia 