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La digitalización, en términos generales, es el proceso de conversión de medios analógicos a digitales. El formato digital utiliza los dígitos 1 y 0 para interpretar los datos recibidos y enviados, es decir, la información se genera bajo la tecnología computacional.

La música, la fotografía o el cine, por ejemplo, antes se reproducían en medios analógicos y ahora se almacenan mayoritariamente en unidades digitales, por lo que decimos que se han digitalizado.

Lo mismo ha pasado en las empresas, en las que cada vez se usa menos el formato papel y la mayoría de los documentos y procesos se han digitalizado. Así pues, la digitalización en el sector empresarial significa la representación digital de la empresa actual con la ayuda de medios digitales.

¿En qué consisten los diferentes tipos de digitalización?

El proceso de digitalización se puede dar en diferentes ámbitos y contextos de una empresa. Veamos algunos tipos de digitalización y sus ejemplos:

• Digitalización de documentos o de información. Supone la conversión digital de documentos analógicos como facturas, archivos o información que pasan a procesarse, almacenarse y enviarse en formato digital. Un ejemplo sería el uso del correo electrónico en lugar de enviar una carta postal, almacenar una imagen en formato JPEG en lugar de una foto analógica impresa, etc.

• Digitalización de procesos. Los procesos o procedimientos que se siguen en una empresa también pueden digitalizarse. En estos casos los procesos y procedimientos analógicos pasan a digitalizarse mediante herramientas digitales como formularios, correos electrónicos, sitios web, video conferencias, redes sociales, etc.

• Digitalización como modelo de negocio. Cuando hablamos de negocio digital nos referimos a los modelos de negocio y empresas que tienen como core y base del negocio lo digital. Este tipo de modelo de negocio online aprovecha la tecnología para mejorar sus servicios tanto dentro de la empresa, como con sus partners y clientes, para realizar propuestas de valor y monetización.

Cada vez existen más empresas digitales en el mercado que ofrecen soluciones tecnológicas a sus clientes y que adaptan sus procesos y productos continuamente a las nuevas tecnologías. Algunos ejemplos de negocio digital serían una tienda online de ropa (ecommerce), una aplicación móvil de reparto de comida a domicilio o una web de alquiler de apartamentos turísticos, entre muchos otros.

Principales ventajas de la digitalización para las empresas

1. Simplifica el acceso y el almacenamiento de documentos. Almacenar los documentos y la información en la nube ayuda a mantener el orden y hace más fácil y rápida la localización de los archivos para toda la empresa. Además, con la digitalización de la información ahorras espacio físico de almacenamiento en la oficina y es menos probable que se extravíen documentos.

1. Disponibilidad 24/7. Tener los archivos en la nube da la posibilidad de acceder a ellos desde cualquier dispositivo móvil, a cualquier hora y desde cualquier lugar. También es muy útil los documentos compartidos y la firma electrónica.

1. Más seguridad documental. Si los documentos se guardan en la nube será más difícil que se filtre información fuera de la oficina, que se pierda o que se deteriore un documento debido a accidentes físicos. Además, gracias a la digitalización existe la posibilidad de hacer copias de seguridad y establecer contraseñas de acceso para proteger los documentos incrementando, de este modo, la seguridad.

1. Reducción de costes. La digitalización permite optimizar los recursos de una empresa y reducir costes. En un negocio digitalizado, por ejemplo, toda la información de los procesos se sube a la nube a tiempo real. Esto evita tener que hacer desplazamientos dentro de la oficina para comunicarse con otros departamentos, nos ahorra tiempo a la hora de introducir manualmente datos administrativos al sistema y también disminuye el gasto de papel.

1. Incremento de la productividad. Las tareas administrativas, reuniones o desplazamientos suelen robar mucho tiempo al personal, sin embargo, con la digitalización de los procesos pueden centrarse en su labor ya sea trabajar en la estrategia, conseguir más clientes o producir más.

1. Agilidad en los procesos. La digitalización permite sistematizar y automatizar los procesos y tener el control real sobre todas las acciones lo que, a su vez, permite agilizar la gestión y la organización interna de la empresa. Además, existe menos margen de error en esta gestión.

1. Mejora la experiencia del cliente. La digitalización permite conocer mejor al cliente y, en consecuencia, adaptar mejor los servicios y productos de la empresa a sus necesidades y preferencias. También mejora la imagen corporativa a ojos del cliente y permite reducir errores e implementar mejoras constantemente.

1. Incentiva el trabajo en equipo. Las plataformas digitales creadas para optimizar los procesos de las empresas facilitan el trabajo colaborativo y el intercambio de conocimiento entre los miembros de un mismo equipo. Si todos los usuarios trabajan desde la misma herramienta hay una mejor comunicación, pueden hacer un mejor seguimiento y tener una visión general del trabajo hecho, lo que les hace estar más unidos y sentir que comparten un mismo objetivo.

1. Favorece la diferenciación de la competencia. Implementar mejoras tecnológicas implica mejorar la cadena de producción y, por tanto, ofrecer mejores productos y servicios en mejores condiciones. En un mercado cada vez más competitivo es una manera de despuntar y de atraer a más clientes.

Digitalización vs transformación digital

Los conceptos digitalización y transformación digital se han puesto muy de moda en el ámbito empresarial y, aunque a menudo nos referimos a ellos como la misma cosa, no significan exactamente lo mismo.

A pesar de que, al igual que la digitalización, podemos observar la transformación digital en los negocios y sus procesos, este término abarca mucho más que la simple adaptación de la empresa a las tecnologías digitales. Esta transformación busca solucionar los problemas que entorpecen el óptimo funcionamiento del negocio aplicando la mejor tecnología posible. Para poder hacerlo primero hay que detectar esos problemas y puntos a mejorar y decidir cuál es el mejor medio digital para resolverlos. Así pues, la tecnología no es el comienzo o la causa de esa transformación; lo es la solución a la que queremos llegar.

En definitiva, la digitalización ha llevado a las empresas a utilizar contenidos digitales. Este contenido luego pasa a ser parte de procesos digitalizados y las nuevas tecnologías conducen al desarrollo de una estrategia comercial digital. Sin embargo, la transformación digital va un paso más allá. Siguen siendo necesarios esos contenidos y procesos digitales, así como un modelo de negocio digital, pero la transformación digital tiene en cuenta y aplica a todos los aspectos del negocio. Supone un cambio total para el negocio que requiere una revisión de la cultura, las operaciones, las tecnologías y la entrega de valor de una empresa.

Una vez que las organizaciones comienzan el proceso de transformación, este afecta a productos y servicios, canales de marketing y distribución, procesos empresariales, cadenas de suministro e incluso al resto de competidores del mercado.

Ejemplo: Domino´s pizza

Tras una fuerte caída de sus acciones en bolsa comenzó un proceso de digitalización centrado en mejorar su carta, optimizar sus procesos y ofrecer un mejor servicio facilitando la compra online de sus productos.

Para ello implementaron un sistema de gestión y recogida de pedidos multiplataforma, anywhere, adaptado a una gran variedad de dispositivos para mejorar su accesibilidad. Gracias a esta aplicación se puede pedir una Domino’s Pizza desde las redes sociales, el coche, smart tv, su propia app, asistentes de voz (Alexa y Google Home), smart watches y mucho más. Además, desarrollaron un sistema de seguimiento de pedidos en tiempo real denominado Pizza Tracker, para romper las barreras de entrada del cliente y ofrecerle un servicio de calidad diferenciado de la competencia.

Actualmente esta compañía cuenta con más de 11,700 tiendas en 75 países, liderando el mercado mundial de pizzas a domicilio, el cual supone el 50% del total de pedidos de la marca.