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La empresa necesita disponer de recursos almacenados  por motivos muy diversos: 

–          Para evitar una ruptura de stocks. Hay que impedir que se paralice la producción o que no se puedan atender pedidos de clientes por falta de existencias.

–          Para obtener descuentos por volumen de compra.

–          Para evitar imprevistos como incumplimiento de plazos de entrega, subida de precios, incremento inesperado de la demanda, etc.

–          Porque pueden existir diferencias importantes en los ritmos de producción y distribución cuando la demanda dependa de la época del año. Por ejemplo, una empresa que fabrica abrigos tiene la demanda en los meses de invierno por lo que fabrica e incrementa las existencias en primavera y verano.

Por todas estas razones, la empresa dedica parte de sus recursos a mantener un cierto nivel de existencias, ya que la gestión de las mismas genera una serie de costes relevantes económicamente.

A. CLASIFICACIÓN DE LOS COSTES DE LAS EXISTENCIAS

Los costes de gestión de las existencias se pueden clasificar en tres grupos:

– Costes de pedido. Son los costes generados por la realización de pedidos: los costes administrativos de gestionar y realizar los pedidos a los proveedores.

– Costes de adquisición. Es el precio del producto que compramos al proveedor.

– Costes de mantenimiento de inventarios. Son los costes que tiene la empresa por mantener un volumen de existencias concreto en sus almacenes. Estos costes pueden ser:

• Administrativos. Costes del personal administrativo y del sistema de gestión y de administración.
• Operativos. Costes del personal del almacén, de los equipos de manipulación y seguros de las existencias contra riesgos diversos.
• De espacio físico. Costes de alquiler de locales, amortizaciones, impuestos, seguros del edificio, calefacción, ventilación, equipos frigoríficos, etc.
• Económicos. Costes de obsolescencia y depreciación de existencias.
• Financieros. Coste de los intereses pagados por la financiación de los capitales invertidos en mantener las existencias. En el caso de que la financiación del stock sea propia, la empresa incurre en un coste de oportunidad.

– Costes de ruptura de stock. Son los costes que tiene la empresa cuando se queda sin existencias, es decir, cuando no puede hacer frente al pedido de un cliente por falta de producto, o cuando no puede producir por falta de materias primas o de otras existencias necesarias para la producción.

B. ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Para conseguir una gestión de aprovisionamiento óptima, es muy importante fijar qué quiere determinar este sistema de gestión, qué pedidos se han de realizar para mantener un nivel de stocks óptimo, en qué momento y con qué sistema de gestión y planificación.

Para estudiar los elementos que caracterizan la administración de inventarios hay que considerar los siguientes indicadores:

• Stock máximo. La cantidad mayor de existencias de un material que se puede mantener en el almacén, en relación con los abundantes costes de almacén que se debe soportar.
• Stock mínimo o de seguridad. La cantidad menor de existencias de un material que se puede mantener en el almacén bajo la cual el riesgo de ruptura de stocks es muy alto.
• Punto de pedido. Nivel de existencias en el cual se ha de realizar el pedido para reaprovisionar el almacén. Cuando se realiza el pedido se ha de tener en cuenta el tiempo que el proveedor tarda en servirlo , para no quedar por debajo del stock de seguridad.

La gestión de inventarios debe adoptar criterios concretos para determinar cuál es el stock máximo y el stock de seguridad, ya que normalmente resulta muy complejo fijar los niveles de stock óptimo. Con los datos disponibles se puede determinar el punto de pedido, que es útil para determinar cuándo se ha de realizar un pedido al proveedor o una orden de fabricación al departamento de producción.

C. MODELO DE PEDIDO ÓPTIMO O MODELO DE WILSON

El modelo de Wilson tiene como objetivo determinar el volumen o la cantidad de pedido que se quiere realizar, de tal manera que optimice el sistema de gestión de inventarios.

Este modelo es aplicable siempre que:

• La empresa se aprovisione por lotes de producto (comprados a los proveedores o fabricados por el departamento de producción) de cantidad constante, que se ha de determinar.
• La demanda del producto (cantidades totales que se compran al proveedor o que se fabrican en producción) sea constante y conocida a lo largo de todo el periodo de gestión.
• El precio del producto y el plazo de aprovisionamiento sean constantes y conocidos.

La representación gráfica del modelo de pedido óptimo es la siguiente:

Cuando el nivel de existencias baja hasta el punto de pedido, se gestiona un nuevo pedido. El tiempo que transcurre entre la emisión del pedido y la recepción física del material es el plazo de aprovisionamiento, es decir, el tiempo que tarda el proveedor en entregar el material (parámetro que es fijo y conocido). Mientras la empresa espera a que se le entregue el pedido, el nivel de existencias baja (sin llegar a ser más bajo que el stock de seguridad) hasta que lo recibe.

El coste de gestión está formado por los siguientes elementos:

• Coste de adquisición, CA.

P = Precio de compra

D = Demanda esperada de producto

Cuando una empresa no compra el producto sino que lo fabrica, entonces CA también  es el coste total de fabricación, donde cf es el coste unitario del producto fabricado.

• Coste de pedido, CP.

s = coste unitario de los gastos de hacer un pedido (costes administrativos, teléfono, correo, etc.)

N = Nº de pedidos realizados en total

Q = Volumen de pedidos

a + volumen de pedido, – coste de pedido (porque se tendrán que realizar menos pedidos)

• Coste de almacenamiento, CAL.

Es el coste total del mantenimiento de inventarios en el almacén: alquiler de los almacenes, costes salariales del personal, seguros, energía, depreciación, costes financieros, etc. Es decir, en general, el conjunto de costes que supone el mantenimiento de un almacén.

g = Coste de almacenar una unidad de producto en el periodo considerado

Q/2 = Media de stocks, suponiendo que la demanda es constante

SS = Stock de seguridad

a + volumen de pedido, + coste de almacenamiento (porque habrá más stocks)

Cuando g es complicado de calcular con exactitud, se utiliza una aproximación suponiendo que g  se puede expresar como el coste de oportunidad de mantener una unidad en el almacén, es decir, el coste de los recursos financieros inmovilizados para mantener un cierto nivel de stock. Entonces, g se calcula como: g = r*p

r = Tipo de interés del mercado

p = Precio de compra del bien almacenado (visto al principio)

En general, el coste total de gestión de inventarios es:

Podemos observar que CA no depende del volumen de pedido (Q), pero CP y CA sí.

Para obtener el pedido óptimo se debe optimizar la función que representa el coste total de gestión de inventarios respecto de la variable que representa el volumen de pedido. Matemáticamente supone minimizar esta función, derivándola respecto de Q e igualando a cero para encontrar un mínimo asociado al pedido óptimo Q*.

Si derivamos CTG respecto de Q e igualamos a cero obtenemos:

Una vez que se ha calculado el volumen de pedido óptimo, se pueden calcular otros parámetros importantes del modelo de Wilson como:

• Número de pedidos al año: N = D/Q
• Tiempo que debe pasar entre dos pedidos, T*, conocido como cadencia óptima de los pedidos. Si se sabe que se hacen N pedidos al año, entonces: T* = 360/N (en días)
• El punto de pedido, es decir, el nivel de las existencias que obliga a realizar un pedido de aprovisionamiento.

PP = Demanda estimada durante el plazo de aprovisionamiento + stock de seguridad